近年よく聞かれていたこの単語が、コロナの影響によってさらに登場回数が増えているように感じられます。今回は、このデジタルワークプレイスとは何なのか、また、その構築方法に関して紹介していきます。
【デジタルワークプレイス】
そもそもデジタルワークプレイスとは何か、こちらは組織全体における仕事の手順や、システム等をデジタル化すること、デジタルトランスフォーメーションを指します。これを行うことで、従業員の満足度を高め、離職率を下げ、競争力の高い労働力を維持することが期待されます。今までは紙媒体によって担当者ごとに異なる書式や決まりがあり、それらを適切に処理するのは非常に大変な作業でしたが、これを導入することで、システムの統合をすることが可能で、効率よく仕事を進めていくことが可能になります。主なシステムに関しては以下が挙げられます。
- リモートワークツール
従業員が自宅や出張先にいる時であっても、会社にいるかのように生産性を保てるツール
- 一元的なコミュニケーションツール
オンラインとオフラインを同期させるツールであり、メール、チャットやインスタントメッセージ、会社ごとのソーシャルメディアツールなどを指します。
- BIツール
企業全体をバックグラウンドでデータ収集、分析を行い、プロセス改善を引き出すためのツール
デジタル社会において、企業から従業員に求めるスキルが変化し、スキルを持っている人材の採用はもちろん、今後は離職の防止が必要となっている中で、デジタルワークプレイスの構築はさらに重要となっています。
【5つのAny】
デジタルワークプレイスを実際に行うにあたって、5つの「Any」がなくてはならないものとされています。これらを適切に組み合わせることで各企業に合わせた最適な構築が可能です。
- Anybody（誰とでも）
対象を従業員のみにするのか、関連企業や取引先などの社外も含めるのか
- Anytime（いつでも）
労働時間を会社に出勤しているのと同様にするのか、24時間365日体制をとり、柔軟な対応をするか
- Anywhere（どこでも）
働く場所をオフィスや特定の場所とするのか、在宅やカフェといった社外も対象とするか
- Any Application（どんなアプリケーションでも）
企業から指定されているアプリのみを許可するのか、シャドーITと呼ばれる、個人利用を推奨しているクラウドストレージを仕事で使用したり、LINE、Skype等の無料コミュニケーションツールを使用する、個人用端末を会社に許可なく使っていたりする行為やものを許可するのか
- Any Device（どんなデバイスでも）
業務用のデバイスをオフィスの専用パソコンとするのか、私物のスマートフォン、タブレット、デバイスを含めるのか
【セキュリティ】
現在は、社外や移動中も仕事が続けられる環境が整い、SaaSといわれる、クラウド型のサービスが主流になっています。多くの企業では、メール、チャット、ストレージやコンテンツ管理をクラウドに移行するようになっています。クラウド、だったりデジタルという言葉がある以上、セキュリティ問題が必ず絡んできます。これらのセキュリティをしっかりと固めておかないと、あっという間に企業秘密や顧客データが流出してしまう可能性があります。
今まではファイヤーウォールを軸に「境界防御」という手法で守っていました。これは社内のネットワークは安全、外部はいかなるものであっても危険とみなし、外部からの通信を制限するものでした。ところが、現在のクラウド主流の環境では、資料等が社内ではなくクラウドという外部にあるため、その境界ラインがあやふやになっています。最近広告でもよく見かけるバルカンベガス 入金不要ボーナスゲームですが、以前の運営会社はソフトウェア開発から発売までをすべてディスク等を使用し、外部に漏れないつくりを徹底していました。ですが、今はリアルマネーや実際に対戦型のものが多く出回っており、自社のクラウドに顧客やゲームを提供している企業が同時に入り込んでいる状況が一般的になっています。
【クラウドに移行】
ここまでの話で、クラウドに移行しようとした場合、普通に公表してしまっては、自社の情報がダダ洩れです。つまりは、従業員と他のユーザーを区分する必要があります。普段からお使いになっているSNS等は、IDやメールアドレスとパスワードを設定して認証しています。ですが、大企業でこれをしていては、管理している側の負担が非常に大きくなってしまいます。この解消法として、クラウド上に認証基盤を設置することが最適案となります。これによって、個人ごとの情報設定をする必要がなく、セキュリティを保ちながらも簡素化できます。ですが、アカウント情報の漏洩が危惧されていますので、指紋認証や静脈認証などの生体認証やワンタイムパスワードなどの多要素認証、さらには条件付きアクセスなどを加えることを最低限する必要があります。
ここまでで、デジタルワークプレイスの構築や注意点を見てきました。今後さらに情報化社会が進んでいきますが、それに対応しなくてはそれ以上の成長が期待できません。いかに早く対応するか、より従業員が働きやすい環境を作り上げるかが、何よりも大事になってきます。
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